208 .商务伙食和招待费用

RATIONALE: 制定报销员工商务用餐和招待费用的准则.

POLICY: 主办是一项适当的费用，如果主办活动有助于大学基金, or result from, 合法的大学相关业务. 大学院系必须填写 Attachment 208.1 并连同报销/支付所有商务餐费和招待费用的原始收据一起提交给应付帐款部门. 员工在接待大学客人时发生的当地商务餐费和餐费，在合理合理的前提下，按实际费用报销.

适用范围及适用性: 所有大学部门和员工都必须遵守这一政策.

DEFINITIONS:

PROCEDURES: 各部门应谨慎决定主办职能的适当性.

酒精饮料的报销须经主席或副主席批准，不得由普通基金或非普通基金支付，因为捐助者或赠款的限制而无法进行此类支出.

与大学人员会议有关的膳食费用一般不予报销, see OU AP&业务支出.

Documentation: 为业务开支提供充分证明, 国税局需要时间文件, date, place, 商务目的和出席商务宴会的人.

Attachment 208.1 必须填写并连同适当的文件提交给应付帐款部门吗.

用餐收据正本必须随餐券一并递交. 不接受手写的订单存根. 可接受的膳食收据必须包括逐项的膳食费用.

Payment: Attachment 208.1, Payment Voucher -每次支付或报销招待餐或活动费用时必须填写.

非旅行身份的报销: Attachment 208.1 当要求报销托管费用的员工在发生托管费用时不在旅行状态时，应该使用报销凭证来代替报销凭证. See OU AP&p# 1000采购政策 了解更多信息. See OU AP&P 1200 Travel 了解更多信息.

按旅行身份报销: 出差费用汇总应用于报销员工出差期间发生的商务用餐费用.  (当一个旅行者被要求离开他或她的家远远超过正常的工作日时，他或她被认为是处于“旅行状态”. 旅客必须有一段睡眠或休息时间，才会被视为“旅行身份”。. Attachment 208.1 必须附在差旅费用汇总表上吗.

Small Order Purchase: Include Attachment 208.1 在SOP中处理支付给供应商的托管费用时.  See OU AP&p# 1000采购政策 了解更多信息.

Purchase Orders: 对于20人或以上的餐饮活动，必须使用采购订单和 Attachment 208.1 Payment Voucher. See OU AP&p# 1000采购政策 了解更多信息.

相关政策及表格:
    

APPENDIX: